ΣΥΣΤΑΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ

Η Συστατική Επιστολή θα σας χρειαστεί στην περίπτωση που κάνετε αίτηση για μία θέση εργασίας ή για μία θέση σε μεταπτυχιακό πρόγραμμα σπουδών.

Η σημασία της συστατικής επιστολής είναι σημαντική εφόσον:

 Ένα αξιόπιστο άτομο, το οποίο σας γνωρίζει καλά, σε επαγγελματικό ή ακαδημαϊκό επίπεδο, παρουσιάζει στοιχεία του χαρακτήρα και της προσωπικότητάς σας καθώς και πληροφορίες για την εμπειρία, τη δημιουργικότητα, την ενεργητικότητα και την εργατικότητά σας.

 Δείχνει το αυξημένο ενδιαφέρον σας για τη θέση εργασίας ή το πρόγραμμα μεταπτυχιακών σπουδών.

*Αποτελεί κριτήριο της φιλοδοξίας και της επιθυμίας σας να πετύχετε.

Γνωρίζοντας ότι στη Μεγάλη Βρετανία και στις Η.Π.Α. οι συστατικές επιστολές λαμβάνονται πολύ σοβαρά υπόψη και μπορεί να κρίνουν την επιτυχία ή αποτυχία μιας αίτησης σε ένα μεταπτυχιακό πρόγραμμα αλλά και ότι αυτές μπορούν να δημιουργήσουν ένα πλεονέκτημα έναντι των άλλων υποψηφίων για μια θέση εργασίας – οι εταιρίες ζητούν συστατικές επιστολές τόσο από προϊσταμένους όσο και από υφισταμένους του υποψηφίου, ώστε να σχηματίσουν σαφή εικόνα για την προσωπικότητα και το χαρακτήρα του-, επικεντρώστε την προσοχή σας σε ορισμένες χρήσιμες “οδηγίες” για τη συγγραφή τους.

ΟΔΗΓΙΕΣ ΣΥΓΓΡΑΦΗΣ ΤΗΣ ΣΥΣΤΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ

Η κεφαλίδα της επιστολής

«Προς κάθε ενδιαφερόμενο» ή «Συστατική επιστολή για τον/τη…»

 Η επιστολή μπορεί να είναι εμπιστευτική. Σε αυτήν την περίπτωση, κατά κανόνα, δε δίνεται στο φοιτητή, αλλά στέλνεται απευθείας στον ενδιαφερόμενο φορέα. Μπορεί βέβαια να δοθεί στο φοιτητή, μέσα σε σφραγισμένο φάκελο (υπογεγραμμένο κάθετα στην κολλητική ταινία).

 Πρέπει να ξέρετε ότι στις μη εμπιστευτικές συστατικές επιστολές δεν δίνεται ιδιαίτερη βαρύτητα.

Το κυρίως σώμα της επιστολής

Στον πρόλογο

Ο συντάκτης εξηγεί τη σχέση που έχει με αυτόν που προτείνει, αν δηλαδή είναι ακαδημαϊκός του δάσκαλος, σύμβουλος καθηγητής του, πρόεδρος της εταιρίας, στην οποία εργάζεται/όταν κ.τ.λ.

Όνομα του φοιτητή

Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείται το επώνυμο του φοιτητή (κύριος Παπαδόπουλος – κυρία Παπαδοπούλου) και όχι μόνο το μικρό όνομα (Κώστας – Μαρία).

Στο κυρίως Μέρος

Πρέπει να περιλαμβάνονται συγκεκριμένες πληροφορίες για τον υποψήφιο.

Συγκεκριμένα, πρέπει να καλύπτονται τα παρακάτω θέματα:

Πώς αξιολογούνται (από το συντάκτη) τα ακαδημαϊκά και εργασιακά προσόντα του υποψηφίου και η καταλληλότητα των επαγγελματικών του προσόντων ή της επαγγελματικής του εμπειρίας.

Τα επίθετα που χρησιμοποιούνται συνήθως είναι:

Άριστος- πολύ καλός – καλός- μέτριος – κάτω από το μέτριο /ικανός- ανίκανος να πετύχει .

Ειδικές ικανότητες του υποψηφίου, οι οποίες μπορεί να επηρεάσουν την ικανότητά του να ολοκληρώσει με επιτυχία το προτεινόμενο πρόγραμμα σπουδών ή πρακτικής άσκησης ή να καλύψει τις απαιτήσεις μιας θέσης εργασίας.

Λεπτομέρειες ακαδημαϊκής συμπεριφοράς και σύγκριση αυτού του φοιτητή (ή εργαζομένου) με άλλους.

!! Είναι χρήσιμο να αξιολογείται ο φοιτητής σε σχέση με την υπόλοιπη τάξη του: “Οι βαθμοί του κυρίου Χ τον τοποθετούν μέσα στο ανώτερο 10% της τάξης του”.

Διανοητική, αναλυτική ικανότητα.

Ικανότητα να εργάζεται ανεξάρτητα, αυτοδυναμία.

Ικανότητα για πρωτότυπη σκέψη (π.χ. ικανότητα για νέες ιδέες, δημιουργικότητα).

Ικανότητα να μεταδίδει αποτελεσματικά τις σκέψεις του (προφορική και γραπτή επικοινωνία).

Οργανωτική ικανότητα (π.χ. ικανότητα συνεργασίας με άλλους, αυτοκυριαρχία, ηγετικές ικανότητες).

Στον επίλογο

Πρέπει να περιέχεται μία σύντομη περίληψη των όσων ήδη αναφέρθηκαν και να απαντάται στο ερώτημα: « Πόσο ισχυρά υποστηρίζει (ο συντάκτης) αυτήν την αίτηση».

Τα ρήματα που χρησιμοποιούνται συνήθως είναι:

συνιστώ ένθερμα ή συνιστώ ανεπιφύλακτα / συνιστώ / συνιστώ με επιφυλάξεις / δεν συνιστώ

Εδώ συμπεριλαμβάνονται:

κίνητρα, αφοσίωση στην εργασία, βαθμός εξάρτησης,

ωριμότητα και σταθερότητα, υπομονή και προσαρμοστικότητα,

σαφήνεια στόχων.

Επίσης, εδώ πρέπει να είναι καταγεγραμμένα τα στοιχεία αυτού που συστήνει σε περίπτωση που ο παραλήπτης θελήσει να επικοινωνήσει μαζί του.

Το Όνομα, ο τίτλος και η υπογραφή του ατόμου που γράφει τη συστατική επιστολή.

ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ

Οδηγίες προς τους καθηγητές – εργοδότες

Ρωτήστε για ποιο λόγο θα χρησιμοποιήσει τη συστατική επιστολή αυτός που σας ζητά να την συντάξετε.

Έχετε στο νου σας τις σχετικές ικανότητες, τις εμπειρίες και τα συνολικά προσόντα του.

Ζητήστε ένα αντίγραφο βιογραφικού και αν χρειάζεται την αναλυτική βαθμολογία.

Αναρωτηθείτε για το τι είναι αυτό που τον διακρίνει από το μέσο φοιτητή.

Ρωτήστε: “γιατί θα έπρεπε να σου γράψω μια συστατική επιστολή;”. Αν αυτή η ερώτηση τον αιφνιδιάσει και δεν μπορεί να την απαντήσει, τότε σίγουρα δεν μπορεί να απαντήσει ούτε στην ερώτηση: “γιατί θα έπρεπε να σε προσλάβω;”.

Να είστε ειλικρινείς και ρεαλιστές (μπορεί να χρειαστεί να δικαιολογήσετε και να υποστηρίξετε τις απόψεις σας).

Περιγράψτε συμπεριφορές χρησιμοποιώντας παραδείγματα.

Δακτυλογραφήστε την επιστολή και προσέξτε τη σύνταξη και την ορθογραφία της, διότι αντικατοπτρίζει κι εσάς.

Προσέξτε να μην κάνετε καμία διάκριση σε σχέση με την εθνικότητα, το φύλο, τη θρησκεία, την ηλικία, την εμφάνιση, τις ειδικές ανάγκες, τις πολιτικές απόψεις ή την οικογενειακή κατάσταση ενός υποψηφίου.

Μην παραλείψετε τα στοιχεία σας και τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας οι αξιολογητές.

Γιατί ο καθηγητής – εργοδότης πρέπει να γράψει μια συστατική επιστολή;

Διότι έχει μια καλή γνώμη για τον υποψήφιο (τον γνωρίζει τουλάχιστον δύο χρόνια).

Διότι προσφέρει μια συνολική εικόνα του υποψηφίου, απαραίτητη στην αίτησή του για σπουδές ή εργασία.

Οδηγίες προς τους υποψηφίους

Επιλέξτε για τη συγγραφή της συστατικής σας επιστολής έναν καθηγητή του οποίου έχετε παρακολουθήσει αρκετά μαθήματα ή έναν εργοδότη με τον οποίο έχετε δουλέψει σε προσωπικό επίπεδο. Μην επιμένετε σε κάποιον απλά να σας γράψει μία επιστολή γιατί το αποτέλεσμα θα είναι ένα μέτριο και επιφανειακό κείμενο που δεν θα σας βοηθήσει σε τίποτε.

!! Είναι προτιμότερο να επιλέξετε τον καθηγητή που επιβλέπει την πτυχιακή σας εργασία και σας γνωρίζει καλά από τον πρόεδρο του τμήματός σας ,ο οποίος δεν σας ξέρει καθόλου.

Η επιστολή δεν πρέπει να είναι τυποποιημένη δίνοντας την εντύπωση πως θα μπορούσε να έχει γραμμένη για οποιονδήποτε ενδιαφερόμενο και ότι το μόνο που αλλάζει είναι το όνομα του υποψηφίου. Αντίθετα, θα πρέπει να δείχνει ότι είναι γραμμένη αποκλειστικά για το συγκεκριμένο άτομο.

Να γνωρίζετε πως:

όσο πιο αξιόπιστο και αναγνωρισμένο είναι το πρόσωπο που παρέχει τη συστατική επιστολή τόσο αυξάνονται οι πιθανότητες σας να υπερισχύσετε έναντι των υπόλοιπων υποψηφίων.

Όσο πιο ουσιαστική είναι η αξιολόγηση των ικανοτήτων και των προσόντων σας τόσο αυξάνονται οι πιθανότητές σας να υπερισχύσετε έναντι των υπόλοιπων υποψηφίων. Οι αξιολογητές ενδιαφέρονται για συγκεκριμένα προσόντα και ικανότητες. Όταν λοιπόν το περιεχόμενο της συστατικής επιστολής είναι αόριστο, δεν δημιουργείται θετική εικόνα.

* Οι εταιρίες είναι υποχρεωμένες από το νόμο να παρέχουν στους εργαζομένους τους συστατικές επιστολές όταν αυτό τους ζητηθεί.

Μη ζητήσετε συστατική επιστολή από συγγενικά σας πρόσωπα διότι θεωρούνται ακατάλληλες και αναξιόπιστες. Οι καταλληλότεροι για να σας δώσουν συστατική επιστολή είναι όσοι είχαν την ευκαιρία να παρακολουθούν άμεσα τα αποτελέσματα της δουλειάς σας στο χώρο των σπουδών ή της εργασίας σας.

Προσπαθήστε να επιλέξετε μια ποικιλία ανθρώπων , οι οποίοι σας γνωρίζουν κάτω από διαφορετικές συνθήκες εργασίας και έτσι μπορούν να αναφερθούν σε διαφορετικές πτυχές του χαρακτήρα σας, σε διαφορετικές ικανότητες και εμπειρίες σας.

Ζητήστε προσωπικά από αυτούς που επιθυμείτε να σας συστήσουν αν μπορούν να γράψουν για εσάς μία ευνοϊκή επιστολή. Εξηγήστε για ποιο λόγο χρειάζεστε την επιστολή και ενημερώστε τους εγκαίρως για τα σχέδια, τα ενδιαφέροντα και τους στόχους σας. Μη διστάσετε να τους ζητήσετε να περιγράψουν συγκεκριμένες ικανότητες σας και να αναφέρουν παραδείγματα.

Δώστε στα πρόσωπα που θα συντάξουν τη συστατική επιστολή φόρμες συστατικών επιστολών, βιογραφικό σημείωμα, αναλυτική βαθμολογία (αν ενδιαφέρεστε να τη χρησιμοποιήσετε για αίτηση σε μεταπτυχιακό πρόγραμμα), αντίγραφο της αίτησης που κάνατε καθώς και συμπληρωματικές πληροφορίες για τις σπουδές σας, την προσωπικότητα και το χαρακτήρα σας, τα επαγγελματικά σας σχέδια και την ακαδημαϊκή καριέρα που θέλετε να ακολουθήσετε.

Δώστε στο συντάκτη αρκετό χρόνο, ώστε να συντάξει την επιστολή με ακρίβεια και σαφήνεια. Φροντίστε βέβαια να τον ενημερώσετε για την ημερομηνία που θα χρειαστείτε την επιστολή.

Δώστε στο συντάκτη φάκελο με τυπωμένη (και όχι χειρόγραφη) τη διεύθυνση του παραλήπτη και γραμματόσημο.

Πρέπει να γνωρίζετε ότι τα βασικά χαρακτηριστικά τα οποία θα αξιολογήσει ο παραλήπτης της επιστολής (εργοδότης ή αξιολογητής σε μεταπτυχιακό πρόγραμμα) είναι τα εξής:

Ακαδημαϊκά προσόντα και επίδοση

Αυτονομία και πρωτοβουλία, μεθοδικότητα

Πρωτοτυπία, δημιουργικότητα, εργατικότητα

Σταθερότητα, πίστη, αυτοτέλεια, αυτοκυριαρχία

Συναισθηματική ωριμότητα

Για να κερδίσετε την εύνοια, τη συμπάθεια του ανθρώπου που αργότερα θα σας προμηθεύσει με συστατική επιστολή θα πρέπει :

Ήδη στις προπτυχιακές σας σπουδές να επικεντρωθείτε σε εκείνα τα μαθήματα που έχουν άμεση σχέση με το μεταπτυχιακό κύκλο που θα θέλατε να επιλέξετε και να έχετε καλούς βαθμούς.

Να φροντίσετε να είστε συνεπείς, υπεύθυνοι και μεθοδικοί στην παρακολούθηση των μαθημάτων σας ή στην εργασίας σας και να δείχνετε συνεχώς και έμπρακτα το ενδιαφέρον σας και το ζήλος σας.

Να είστε σοβαροί, συγκαταβατικοί, πειθαρχημένοι και καθόλου υπερόπτες και εριστικοί.

Ακολουθήστε το paratiritis-news.gr στο Google News και μάθετε πρώτοι όλες τις ειδήσεις.